Estar en línea no es sinónimo de estar disponible, cuidado con asumirlo en las notas de voz.

El audio ha sido un formato sumamente útil para difundir mensajes de manera ágil y con un grado de precisión más alto que los textos. La voz posee ciertos matices de la personalidad del hablante que no es posible emitir a través de otro formato que no haga uso de este recurso auditivo. Pero, si bien la precisión y capacidad de transmitir emociones se eleva, no son perfectos, ya que los audios pueden resultar problemáticos en ciertas situaciones. ¿Funcionan los audios largos, cómo lograr que mis notas de voz resulten efectivas y cómo puedo sacar mayor provecho? Estas son algunas de las preguntas que dan lugar a este artículo y buscaré responder a continuación. 

¿Funcionan los audios largos?

En general los audios largos son un problema, me atrevería a decir que un audio de más de tres minutos ya resulta dificultoso de escuchar y habrá que volver a reproducir algunas partes para entender lo que se quiso transmitir. Habrán excepciones pero serán eso, excepciones. Para los que crean que tres minutos es poco, les invito a pensar por un momento en esto:

• Si les han decidido nombrar “nota de voz” es por algo, se acostumbra que una nota es un mensaje corto y al grano.
• El promedio de una canción es de tres minutos y una estructura popular será; una introducción, dos estrofas, tres coros y a veces un interludio o solo.
• El cuerpo de un adulto inhala y exhala alrededor de seis litros de aire por minuto.
• El corazón tarda 60 segundos en bombear sangre a todo el cuerpo.
• Según un artículo de 20minutos.es el promedio de palabras por minuto de una persona es de 180.

Las plataformas han puesto a disponibilidad la opción de reproducir a 1.5 o 2x de velocidad debido a que tienen información de que los audios largos resultan engorrosos y que hay personas que hablan lento o pausadamente dificultando mantener la atención. Además, en un audio largo se dan muchas vueltas para llegar al punto y/o objetivo del mensaje.

Las notas de voz no son conversaciones

Un audio de 3 minutos no es lo mismo que una conversación de la misma duración, en una conversación habrán respuestas o señales que indicarán detalles alrededor del mensaje, asentir con “muy bien”, “sí”, “entendido”, “ok”, entre otras respuestas cortas permite saber al emisor que su interlocutor está siguiendo la línea de lo que dices. Asimismo, pueden haber interrupciones para ampliar algo como: “¿Me puedes repetir lo último? no lo capté muy bien”, “listo, ya lo anoté”, ¿me puedes dar un ejemplo?”.  Las notas de voz son de una dirección, una conversación por muy ligera que parezca, no lo es.

Evita improvisar

En el trabajo los audios ayudan muchísimo para girar una instrucción, dar retroalimentación, responder resumidamente a una serie de preguntas, entre otros usos que no requieren que las partes coincidan en hora y lugar, lo último se conoce como formatos asincrónicos. Pero, si deseas enviar un audio a un cliente o jefe evita improvisar lo que vas a decir, anota las ideas principales, enuméralas según las vas diciendo para no marear al receptor con un audio que más que facilitar un mensaje parece una perinola de sonidos. La inmediatez y la precisión no están en contienda.

¿Es urgente y no puede esperar?

Uno de los grandes problemas de la comunicación virtual es la sensación de inmediatez, con esto me refiero a que en muchas ocasiones, se da por sentado que si una persona aparece “en línea” está disponible. Estar en línea no es sinónimo de estar disponible. Alguien puede estar en línea pero atendiendo ciertos asuntos, esto no debería interpretarse como que se está disponible para cualquier persona que escriba y por ende la respuesta debe ser inmediata. ¿Cómo tratar con esto? te comparto dos recomendaciones:

1. Categoriza tus audios: De momento no está disponible de manera automática una opción para que el usuario pueda saber la urgencia y/o importancia de un audio, aún así se trata de un elemento indispensable para saber cómo gestionar la comunicación. Determina esto antes de enviar una nota: 
   1. Urgente e importante (a menos que no tengas otro medio utiliza una nota de voz).
   2. Urgente pero no importante. 
   3. No urgente pero importante o 
   4. No urgente y no importante.
2. Etiqueta tus audios: Tras saber qué categoría le corresponde a la nota de voz que enviarás acompáñala de un texto, te doy algunos ejemplos:
   1. “Saludos Luis, escucha lo antes posible este audio, es urgente”
   2. “Hola Diana, tengo algunas preguntas de la reunión del próximo viernes, no urge, escucha el audio cuando puedas”
   3. “Qué tal Alberto, Ricardo me pidió tu apoyo con esto, no urge pero debe quedar listo hoy”.

La adaptación de las notas de voz.

En 2010 Al y Laura Rise publicaron el libro las 11 leyes inmutables de la creación de marcas en internet, allí leí una frase que conservo hasta hoy: La evolución de internet transformará todos los aspectos de nuestra vida. Las notas de voz son parte de nuestro día a día por lo que debemos buscar cómo sacarles el máximo provecho. La comunicación, debido a su naturaleza dinámica, cada día se vuelve un proceso más desafiante, el formato de audio irá adaptándose a formas, maneras y plataformas. El audio se ha adaptado, adaptemos nuestra comunicación también.

¿Crees que algo importante del tema quedó fuera del artículo? házmelo saber a través de un comentario y con gusto lo revisaré.