Haz cavilado en ¿cuánto cuesta cada hora del equipo de trabajo?
Muchos coinciden en que las reuniones largas son aburridas y cansadas, el tener límites de tiempo establecidos favorece a que los miembros se conecten rápidamente con el objetivo de la reunión y busquen sacarle el mayor provecho. En la última parte de esta serie dedicada a las juntas abordaré tres temas:
- ¿Son productivas las encerronas?
- Determinar el valor económico a las reuniones.
- Reuniones virtuales ¿funcionan?
¿Son productivas las encerronas?
El concepto de encerronas (reuniones de trabajo de un día completo), tiene pros y contras, en mi opinión más puntos en contra que a favor, vamos a los pros:
- Favorecen a equipos de trabajo en donde es difícil cuadrar agendas.
- Son favorables con ejecutivos extranjeros.
- Pueden ayudar a limar asperezas y promover un mejor ambiente de trabajo.
A continuación los contras:
- Al saber que se tiene mucho tiempo se tiende a divagar.
- Las pausas para comidas y refacciones se tornan largas.
- Lograr que un grupo completo permanezca con un grado de atención y participación alto es una tarea titánica.
- La idea suena atractiva, un día fuera de la rutina, con snacks, dulces y varias comidas, sin embargo se puede convertir más en una reunión social que de trabajo.
- Es dificultoso “desconectar” un día completo a varios miembros de un equipo, por lo que habrán interrupciones constantes para atender pendientes, urgencias e imprevistos.
Determinar el valor económico a las reuniones
Haz cavilado en ¿cuánto cuesta cada hora del equipo de trabajo? El costo de hora-persona por miembro y sumar el tiempo de cada integrante es un argumento contundente en contra de las reuniones largas. Si deseas convencer a un superior de hacer menos reuniones y acortar el tiempo, lo anterior te será útil.
En el tema de juntas es vital asignar valor monetario al tiempo ocupado, esto logrará que se optimice el tiempo y se aproveche al máximo cada convocatoria.
Reuniones virtuales ¿funcionan?
Sostengo reuniones virtuales e incluso he impartido clases en esta modalidad por lo que mi respuesta corta es sí, pero se requieren elementos indispensables para que le reunión rinda frutos.
- Establece una agenda de la reunión y establece tiempos (ver detalle en ¿Cómo aprovechar mejor las reuniones? parte 01).
- Cuenta con un equipo o dispositivo en buenas condiciones y una conexión a internet estable. No esperes a que llegue el día de la reunión para determinarlo, haz pruebas con otras personas para verificar que lo anterior está controlado.
- Busca un espacio con ruido mínimo (visual o auditivo) para no distraerte. Si las reuniones presenciales en espacios públicos son difíciles imagina lo dificultoso que resultará una reunión virtual.
- Diseña un plan de contingencia en caso de que tu dispositivo o conexión falle, el espacio que tenías previsto esté ocupado o se den distracciones emergentes.
Extra: ¿necesitamos una reunión?
A manera de conclusión, formúlate estas preguntas previo a convocar a una reunión:
- ¿Deseo tratar algo que se puede resolver con una llamada, mensaje o correo electrónico?
- ¿Cuándo fue la última vez que tratamos este tema, merece la pena tratarlo de nuevo?
- ¿Es necesario que todos los convocados asistan?
- ¿Los temas a tratar son importantes, urgentes o ambos?
- ¿Cuál es el valor monetario en horas-persona de esta reunión?
- ¿Es posible que esta reunión sea una stand up meeting?
