En Ideas con Café debido a la pandemia llevábamos alrededor de 15 meses en formato home office y en algún momento con los socios de la agencia se tuvo la famosa conversación ¿trabajar en la oficina, home office o híbrido? Esta pregunta parece sencilla pero tiene muchas implicaciones que hay que contemplar, de lo anterior nace este artículo. Bajo ningún término busco ser exhaustivo pero sí dejar clara la intención de compartir algunas ideas que hay que tener en cuenta para tomar o encaminar una decisión.
Pero antes definamos términos, Home office o teletrabajo se refiere a que los colaboradores no realizan sus actividades laborales en las oficinas de la empresa sino cada uno desde su casa o lugar de residencia. El modelo híbrido puede tener dos implicaciones:
- Los colaboradores trabajan algunos días u horarios desde la oficina de la empresa y otros desde su casa.
- Dentro del equipo de trabajo hay personas que laboran desde la oficina de la empresa y otro grupo home office.
Para fines de este artículo, la implicación a la que me referiré al usar híbrido será la primera.
¿Qué tipo de empresa es?
Hay giros de negocio que no permiten un modelo home office o híbrido efectivo, no se trata de que el liderazgo de la empresa no quiera subirse a estos modelos sino que simplemente la actividad comercial y la dirección de equipos o departamentos, muchas veces por circunstancias externas, no se puede desarrollar completamente online.
¿En dónde viven los colaboradores?
Durante décadas, con el fin de evitar largos traslados, los trabajadores han optado por elegir una vivienda cercana a donde trabajan. Por otro lado, las empresas velando porque los colaboradores no sufran de largos trayectos para llegar a la oficina y que esto no incida en su estado de ánimo y productividad, han optado por contratar personas que vivan cerca del lugar de trabajo. Para el modelo home office el traslado o la distancia no implica un problema pero en el híbrido sí.
¿La empresa y el colaborador cuentan con lo necesario?
Pensar en un modelo home office efectivo supone que el trabajador cuenta con condiciones cubiertas más allá de las básicas para desempeñar un buen trabajo, por ejemplo, escritorio y silla adecuadas, un equipo de cómputo funcional, una cámara web y un micrófono, auriculares para aislar el sonido del entorno para cubrir reuniones y por supuesto una conexión a internet estable. Asimismo se presupone que se cuenta con el conocimiento y metodologías en línea para gestión de proyectos y una adecuada comunicación multiplataformas.
A primera instancia parece que el no contar con una oficina física reduce los gastos, particularmente algunos costos fijos, puede ser que en algunos casos suceda tal cual pero no se debe caer en la trampa de generalizar porque en ocasiones contar con un espacio físico para el equipo de trabajo permite tener un mejor manejo de costos.
No hay que perder de vista que el colaborador trabajará desde casa por lo que saltan otras preguntas que hay que responder:
- ¿El colaborador cuenta con un espacio en su vivienda adecuado para desempeñar sus labores?
- ¿El colaborador, la empresa y los clientes delimitan apropiadamente el tiempo de labores y el personal? Ni la empresa y clientes deberían exigir más, ni el colaborador confundir que porque está en casa puede hacer actividades familiares, de ocio, con su mascota, o realizar tareas académicas, cuando desee.
En caso de inclinarse por el modelo híbrido saltan también algunas implicaciones:
- ¿Es factible contar con un solo equipo de cómputo y trasladarlo de la oficina a casa o viceversa?
- ¿Se requieren dos equipos, uno para la oficina y otro para la casa?
- ¿Se cuenta con el presupuesto para tener dos equipos?
- ¿Cómo será el mantenimiento de los equipos?
- ¿Cómo será la gestión de archivos en caso de tener dos equipos?
- ¿Qué plan de contingencia hay en caso de que en el traslado de un equipo se dañe?
¿Cómo responderán los clientes?
No todas las personas ven con buenos ojos el tema del teletrabajo, algunas son puros paradigmas generacionales y otras son preocupaciones legítimas. Ocupa tiempo en reunirte con cada uno para explicar abiertamente los motivos por los cuales la empresa ha decidido optar por un modelo home office o híbrido y en qué le beneficia. Estas han sido algunas objeciones que he escuchado de clientes, proveedores y colegas, las presento tal cual, no significa que así sea:
- El compromiso del proveedor no es el mismo.
- Una empresa sin una oficina física no me da confianza.
- Se requiere un nivel de disciplina y organización que el guatemalteco no posee.
- Al estar cada trabajador en diferente sitio, la gestión de trabajo y el tiempo de entrega se hace muy lento.
- Como sus costos fijos bajan debería hacerme un descuento.
- No me gustan las videollamadas, prefiero tratar los temas en persona.
- Antes nos reuníamos en su oficina, ni piense que llegaré a tratar temas de mi empresa a un café.
Aún es muy temprano para deducir qué cantidad de empresas y trabajadores elegirán el formato home office y/o híbrido, porque para que estos funcionen se requiere que ambas partes estén claras con los beneficios, implicaciones y retos. Ningún modelo es perfecto pero puede llegar a ser ideal para trabajadores y empresas según la aplicación en cada caso.
