Hace algunas semanas desarrollé una serie de tres parte de cómo aprovechar mejor las reuniones, este tema llama particularmente mi atención debido a que gran parte de mi trabajo está relacionado a sostener reuniones con miembros del equipo de trabajo, clientes, proveedores, prospectos, etc., y siempre estoy buscando cómo ser más efectivo con el tiempo disponible con el fin de obtener mejores resultados.

Al momento de escribir este artículo llevo más de 85 días de trabajar en formato home office debido al coronavirus. Reflexionando acerca de los aprendizajes, retos y desafíos que ha significado esta pandemia resalto lo agotador que ha sido para mí, y un buen número de personas con las que he hablado al respecto, atender reuniones virtuales, y de esto trata el presente. ¿Por qué las reuniones virtuales resultan agotadoras? Estas son algunas de las respuestas que pude anotar.

Cultura de trabajo orientada a la oficina.

La cultura que hemos desarrollado en Ideas con Café está diseñada para trabajar sin paredes ni divisiones de tabiquería con el fin de que la comunicación entre cada una de las áreas sea lo más ágil y efectiva posible. La agencia en sus inicios arrancó en formato home office y luego decidimos saltar a un formato clásico, en la primera semana logramos mejorar los resultados en un 35%. Debido al COVID-19 y siendo prudentes con el distanciamiento social se decidió activar el protocolo de home office, lo cual vino a ser un duro golpe a la velocidad del flujo de trabajo del equipo. 

El primer motivo que deseo apuntar de por qué las reuniones virtuales resultan agotadoras es porque muchos puestos de trabajo han sido “empujados” a funcionar online cuando la posición no fue diseñada para desarrollarse en este formato, lo cual implica un doble esfuerzo no sólo por sacar adelante los pendientes del día sino hacer que el trabajo funcione en una modalidad de la cual no es nativo, dando como resultado jornadas extensas plagadas de reuniones virtuales.

Abuso del formato virtual

Al informar a los clientes de la agencia que a partir del 16 de marzo estaríamos en formato home office y recibir un total apoyo de su parte, me emocionó la idea de poder ser más efectivo con mi tiempo, partiendo de la premisa que ahorraría recursos en el desplazamiento de un lugar a otro, que en algunos casos me ocupada hasta dos horas y media de traslado, adicional al tiempo de reunión. Pero no todo ha sido color de rosa, atiendo clientes con quienes me reunía una vez por mes o cada seis semanas, ahora están requiriendo reunirse una vez a la semana y peor aún, en algunos casos varias veces por semana. 

Las reuniones virtuales deben ser una opción en donde se aprovechan todos o la mayoría de los recursos: audio, video, compartir pantalla, varios participantes de manera sincrónica, etc. Sin embargo, se suele convocar a una videollamada para tratar un tema que se hubiera podido resolver sin ningún problema a través de un mensaje corto, correo electrónico, nota de voz o llamada telefónica. Abusar del formato virtual está resultando ser el acabose y el problema no es el formato virtual es el mal uso del mismo.

Trabajar en espacios no controlados

Circulan en internet decenas de artículos e infografías de cómo diseñar un espacio ideal para el home office que se convierten en listados desconectados de la realidad, la mayoría de personas no cuentan con un espacio específico dentro de casa para trabajar, sino que les ha tocado improvisar y destinar un área que cubra lo mínimo para cumplir con el trabajo.

Padres tienen a sus hijos en casa, a las mascotas de la colonia se les ocurre armar un coro de ladridos, el vecino se siente melancólico y le sube el volumen a la música y así un sin número de eventos que impiden la atención completa en una reunión y no solo eso, se convierten en distractores para todos los participantes.  Lidiar con ruidos propios de nuestra casa y sumar los ruidos de los participantes resulta bastante agotador.

Lo ideal es trabajar en un espacio con luz natural, de nuevo, esto no pasa en todos los casos, por el simple hecho que la habitación no cuenta con una ventana o tragaluz, o hay un mueble colocado que impide que se pueda acercar la mesa, módulo o escritorio desde donde se trabaja. Hay casos en donde aunque la luz artificial ingresa, el cuarto es oscuro en sí mismo y se hace necesaria la luz artificial para iluminar el espacio. Una pantalla brillante en un espacio oscuro resulta drástico para la salud ocular.

Dificultades técnicas

Algunas empresas enviaron a sus colaboradores a trabajar desde su casa pero el equipo de cómputo se quedó en la oficina. No todos cuentan con una computadora con los mismos recursos que tiene el equipo que ocupan en el trabajo y esto se ve reflejado en las reuniones virtuales. 

Regularmente la velocidad de internet residencial dista de la velocidad contratada por una empresa, y no se puede ignorar que hay varios miembros de la familia conectados a un router que en gran parte de los casos está en la sala y la señal no es tan potente al llegar a la habitación desde donde se conecta el trabajador, esto da como resultado señal entrecortada, congelamiento de la pantalla o interrupción de la videollamada, se está haciendo común repetir dos o hasta tres veces un mismo punto debido a que uno de los participantes tuvo fallas técnicas.

Alta exposición a luz artificial.

Adicional del trabajo frente al monitor y el intercambio multipantalla, las reuniones virtuales agregan mayor exposición a la luz artificial que desemboca en cansancio a la vista. La fatiga ocular lleva a hacer un sobre esfuerzo por mantener la atención, los oftalmólogos, oculistas y optometristas le denominan síndrome visual informático o sus siglas SVI y recomiendan no excederse de tres horas frente a una pantalla. Es un hecho que una jornada por muy simple que parezca sobrepasa las tres horas.

Emulación de la experiencia

Uno de los propósito de la tecnología es acortar distancias y hacer sentir cerca a personas que no lo están. Por muchas facilidades que pueda entregar una aplicación, una reunión virtual es una emulación de una experiencia. Una de las definiciones más comunes de la palabra virtual es que tiene existencia aparente y no real. Por muy ameno que sea el tema o la dinámica, no dejamos de hablar frente a una pantalla. El cerebro hace un esfuerzo mayor al decodificar esta experiencia lo cual lleva a un cansancio temprano.