¿Cómo aprovechar mejor las reuniones? parte 02 - sakisgonzalez

Las reuniones largas suelen aburrir aunque el tema que se trate no sea aburrido.

El artículo anterior cubrió los temas de establecer una agenda, generar una minuta y diseñar espacios de reflexión y respiro. En esta segunda parte deseo abordar tres tópicos, cómo manejar los temas extensos, stand up meeting  y cómo lidiar con miembros hostiles.

Etiquetas de importancia y urgencia

Al tener una agenda anticipada de la reunión es posible calcular el tiempo que tomará desarrollar cada punto de la misma y mejor aún, asignarle etiquetas de importancia y urgencia. Por ejemplo:

REUNIÓN GENERAL, IDEAS CON CAFÉ.

Convocados: Todo el equipo.

Duración prevista: 120 minutos.

Descansos: (2 de 5 minutos cada uno) minuto 40 y minuto 85.

TEMAS A TRATAR:

TIEMPOTEMA IMPORTANTEURGENTE
40 minutosCuentas por cobrar
05 minutosReceso 01
30 minutosSeguimiento remodelación de oficina
10 minutosAsueto de semana santa
05 minutosReceso 02
15 minutosVacaciones de Esteban
15 minutosSeguimiento de nuevo servicio para clientes

Separar los temas por importancia y urgencia permite saber cuáles son los tópicos que no se deben dejar pasar en el tiempo asignado y en caso sea imposible cumplir con detalle la agenda y resto de temas, se pueden abordar en futuras reuniones, o bien una reunión diseñada específicamente para cubrir lo que quedó fuera  que no necesariamente deben ser presencial, pues existen opciones a través de internet sin perder la sincronía.

En el ejemplo anterior se evidencia que cuentas por cobrar y seguimiento de remodelación son dos temas que no deben ser pospuestos, de hecho, cubren más del 60% del tiempo y adrede están colocados al inicio de la agenda, todo los miembros convocados deben estar al tanto de las etiquetas para estar en sintonía. 

Es muy probable que las personas están más dispuestas a hacer una reunión extra que extender la que ya está, en la mayoría de los casos es la decisión más sensata principalmente por estos motivos: 

  1. Las reuniones largas suelen aburrir aunque el tema que se trate no sea aburrido.
  2. Los miembros han apartado el tiempo para la reunión y extenderla podría afectar su agenda personal. 
  3. Se puede generar una distorsión en la productividad del día y por qué no decirlo, de la semana.
  4. Puede tener implicaciones como atraso con el resto de trabajo y salir más tarde del horario laboral establecido.
  5. Extender el tiempo de reuniones es un mal hábito empresarial que se replica en el resto de las reuniones.
  6. Mientras más tiempo se tiene, se eleva la tendencia de divagar y perder la asertividad.

¿Qué son las stand up meetings?

Básicamente es llevar a cabo un reunión en donde los asistentes se mantienen de pie, con el fin de que la incomodidad de estar en dicha posición genere reuniones cortas, sin entredichos, dándole tantas vueltas a un asunto e ir al grano. Además de favorecer a la productividad, suman en el ambiente de trabajo al salir de la rutina de las juntas.

¿Cómo lidiar con miembros convocados hostiles?

No todo aquel que asiste a una convocatoria lo hace de buena gana, hay casos en donde es por pura obligación o por el qué dirán. Alguien que no llega con la actitud correcta dificulta la reunión, a continuación hay dos ideas de cómo tratar con un miembro hostil:

  1. No hace falta que hable, las expresiones gritan cuando alguien no quiere estar allí. Pregúntale ¿hay algo que te molesta? Si tras la pregunta ves una mejora considerable continúa. Si su respuesta es una negativa pero su actitud demuestra lo contrario pasa a lo siguiente.
  2. Haz un pausa urgente y pídele hablar a solas, indicando que su actitud no está favoreciendo al desarrollo de la reunión. ¿Quieres continuar en la reunión o prefieres retirarte? Si tras la pausa evidencia muestras de cambio continúa, si es lo contrario, ordénale que se retire.

Toda persona convocada debe tener la claridad que se le ha invitado a participar porque su presencia es importante, pero no al grado de que una reunión tenga que volcarse a intentar hacerle sentir a gusto cuando no desea estar allí. Basta un miembro inconforme para sabotear el desarrollo y ambiente de una reunión.

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