¿Cómo aprovechar mejor las reuniones? parte 03 - sakisgonzalez

Haz cavilado en ¿cuánto cuesta cada hora del equipo de trabajo?

Muchos coinciden en que las reuniones largas son aburridas y cansadas, el tener límites de tiempo establecidos favorece a que los miembros se conecten rápidamente con el objetivo de la reunión y busquen sacarle el mayor provecho. En la última parte de esta serie dedicada a las juntas abordaré tres temas: 

  1. ¿Son productivas las encerronas?
  2. Determinar el valor económico a las reuniones.
  3. Reuniones virtuales ¿funcionan?

¿Son productivas las encerronas?

El concepto de encerronas (reuniones de trabajo de un día completo), tiene pros y contras, en mi opinión más puntos en contra que a favor, vamos a los pros: 

  1. Favorecen a equipos de trabajo en donde es difícil cuadrar agendas.
  2. Son favorables con ejecutivos extranjeros.
  3. Pueden ayudar a limar asperezas y promover un mejor ambiente de trabajo.

A continuación los contras:

  1. Al saber que se tiene mucho tiempo se tiende a divagar.
  2. Las pausas para comidas y refacciones se tornan largas.
  3. Lograr que un grupo completo permanezca con un grado de atención y participación alto es una tarea titánica.
  4. La idea suena atractiva, un día fuera de la rutina, con snacks, dulces y varias comidas, sin embargo se puede convertir más en una reunión social que de trabajo.
  5. Es dificultoso “desconectar” un día completo a varios miembros de un equipo, por lo que habrán interrupciones constantes para atender pendientes, urgencias e imprevistos. 

Determinar el valor económico a las reuniones

Haz cavilado en ¿cuánto cuesta cada hora del equipo de trabajo? El costo de hora-persona por miembro y sumar el tiempo de cada integrante es un argumento contundente en contra de las reuniones largas. Si deseas convencer a un superior de hacer menos reuniones y acortar el tiempo, lo anterior te será útil.

En el tema de juntas es vital asignar valor monetario al tiempo ocupado, esto logrará que se optimice el tiempo y se aproveche al máximo cada convocatoria.

Reuniones virtuales ¿funcionan?

Sostengo reuniones virtuales e incluso he impartido clases en esta modalidad por lo que mi respuesta corta es sí, pero se requieren elementos indispensables para que le reunión rinda frutos. 

  1. Establece una agenda de la reunión y establece tiempos (ver detalle en ¿Cómo aprovechar mejor las reuniones? parte 01).
  2. Cuenta con un equipo o dispositivo en buenas condiciones y una conexión a internet estable. No esperes a que llegue el día de la reunión para determinarlo, haz pruebas con otras personas para verificar que lo anterior está controlado.
  3. Busca un espacio con ruido mínimo (visual o auditivo) para no distraerte. Si las reuniones presenciales en espacios públicos son difíciles imagina lo dificultoso que resultará una reunión virtual. 
  4. Diseña un plan de contingencia en caso de que tu dispositivo o conexión falle, el espacio que tenías previsto esté ocupado o se den distracciones emergentes.

Extra: ¿necesitamos una reunión?

A manera de conclusión, formúlate estas preguntas previo a convocar a una reunión:

  • ¿Deseo tratar algo que se puede resolver con una llamada, mensaje o correo electrónico?
  • ¿Cuándo fue la última vez que tratamos este tema, merece la pena tratarlo de nuevo?
  • ¿Es necesario que todos los convocados asistan?
  • ¿Los temas a tratar son importantes, urgentes o ambos?
  • ¿Cuál es el valor monetario en horas-persona de esta reunión?
  • ¿Es posible que esta reunión sea una stand up meeting?
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